Controlling in der Zahnarztpraxis
Welche Gewinnbeiträge erzielen die angestellten Zahnärzt*innen für meine Praxis?
Warum ist diese Transparenz notwendig?
Ohne Transparenz haben weder Sie als Praxisinhaber*in noch der Mitarbeiter eine Vorstellung, was die Arbeit des Mitarbeiters in der Praxis in Bezug auf erzielte Gewinnanteile bewirkt. Die Messung der reinen Umsatzzahl ist ein Anfang, jedoch keine wirklich ausreichende Messzahl.
Denn wenn die Nutzung der Behandlungszimmer oder die Einbindung der Assistenzen unterschiedlich oder schwankend ist, werden Sie am Schluss eines Monats, Quartals oder Jahres nicht mehr nachvollziehen können, welche Kosten für die Erbringung der Umsatzleistung entstanden sind. Also ist eine differenzierte Betrachtung des Kostenverzehrs je Zahnarzt oder je Prophylaxe-Mitarbeiterin notwendig. Das schafft Klarheit.
Wie muss das Grundkonzept einer Praxiserfolgsrechnung aufgebaut werden?
Die Praxiserfolgsrechnung muss aus Ihrer individuellen Situation heraus entwickelt werden. Schließlich stellt sie eines Ihrer Führungsinstrumente zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit aller angestellten Zahnärzt*innen und Ihrer Prophylaxe-Mitarbeiterinnen dar.
Zusätzlich ermöglicht eine solche Praxiserfolgsrechnung als ein solides Planungsinstrument die Weiterentwicklung Ihrer Praxis.
Die Grundlage der Praxiserfolgsrechnung sind Ihre angestellten Umsatzerbringer, die Verteilung Ihrer Personalkosten nach einem schlüssigen Verteilungskonzept und die Umlage aller weiteren Kosten nach der BWA-Struktur.
Ist die Praxiserfolgsrechnung erstellt, ist sie das wichtigste Instrument, um Transparenz und Steuerung möglich zu machen.
Was schafft Transparenz zu den Gewinnanteilen?
Transparenz entsteht dadurch, dass in einer Praxiserfolgsrechnung für alle behandelnden Zahnärzt*innen und alle Prophylaxe-Mitarbeiterinnen eine Darstellung erarbeitet wird. Von deren Umsätzen werden die individuellen Kosten (Gehälter) und indirekten Kosten in einem mehrstufigen Verfahren in Abzug gebracht.
Diese Verteilungsrechnung wird einmalig und individuell als Konzept für die Praxis erstellt. In dieser Rechnung werden zukünftig die monatlichen Umsätze und Kosten nach der individuellen Kostenstruktur der Praxis verteilt erfasst.
Sie sehen jeden Monat auf den Euro genau, wie hoch der Anteil der einzelnen Behandler*innen am monatlichen Ertrag ist.
Den Erfolgsbeitrag monatlich ermitteln!
Ist die Praxiserfolgsrechnung erstellt, werden die Umsätze und die individuellen Gehaltskosten monatlich in die Rechnung eingebracht. Alle anderen Kosten werden durch feste Verknüpfungen in der Praxiserfolgsrechnung automatisch ermittelt.
In der Regel ermittelt der/die Praxisinhaber*in diese vertraulichen Daten selbst. Alternativ wird die Aufgabe z.B. an eine Praxismanagerin delegiert. Häufig wird dies auch an einen externen Dienstleister (hier die prd GmbH) ausgegliedert und mit einer kurzen Kommentierung versehen an den/die Praxischef*in zurückgegeben. Danach haben Sie innerhalb weniger Minuten einen Überblick, welche Gewinnanteile im Berichtsmonat in Ihrer Praxis von Ihren angestellten Zahnärzt*innen und Prophylaxe-Mitarbeiterinnen und von Ihnen selbst erzielt worden ist.
Welcher Zeitaufwand ist dafür notwendig?
Die eigentliche Basisarbeit ist das Erstellen der Planungsrechnung für Ihre Praxis, die individuell an Ihre Gegebenheiten anzupassen ist und Ihre Planungsüberlegungen für die kommenden 2 – 3 Jahre integrieren sollte.
Die monatliche Datenerfassung und Kommentierung wird – je nach Anzahl Ihrer Mitarbeiter*innen – einen Zeitaufwand von 90-120 Minuten verursachen. Überschaubar, aber so, dass Ihnen diese Informationen völlige Transparenz zum Umsatzgeschehen, zu den Kosten und zur Gewinnsituation pro Behandler*in ermöglichen.
Transparenz statt Vermutung!
Wird das Einkommen an die Gewinnergebnisse pro Behandler*in geknüpft?
Oftmals wird in einem zweiten Schritt die Einkommensentwicklung der behandelnden Mitarbeiter*innen an die Entwicklung des erzielten Ertrags geknüpft.
Es ist eine sehr natürliche Vorgehensweise, das Gehaltskonzept der Praxis in einem Geist von Gewinn-Gewinn-Vorstellungen darauf auszurichten, dass auch die Sicherheitsinteressen der angestellten Zahnärzt*innen und Prophylaxe-Mitarbeiterinnen berücksichtigt werden.
In einem zweiten Schritt werden dann leistungsbezogene weitere Gehaltsanteile entwickelt, die am besten auf den Gewinnbeitrag ausgerichtet werden sollten, weil das die unternehmerische Größe ist, um die es letztendlich geht.
Wer sollte den monatlichen Report sehen und interpretieren?
Das hängt von der Praxiskultur ab. Haben Sie eine offene und transparente Praxiskultur entwickelt, wird eine Person Ihres Vertrauens, z.B. die Praxismanagerin oder kaufmännische/r Geschäftsführer*in diese Daten ermitteln und den monatlichen Bericht erstellen.
Bei Bedarf kann die Ermittlung der monatlichen Ergebnisse und die Berichtserstellung an Externe ausgelagert werden. Die bringen einen professionellen Blick von außen in diese sensible Thematik ein und ergänzen zu den relevanten Sachverhalten substanziell hilfreiche Kommentare.
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Ich biete Ihnen für ein erstes Kennenlernen ein halbstündiges Telefonat oder Online-Meeting ohne Berechnung an.
Dabei besprechen wir Ihre Ziele für die Praxis und wie Sie bisher den Praxiserfolg planen und steuern. Zusätzlich tauschen wir uns dazu aus, welchen Beitrag ich für Sie leisten und in welchem Rahmen ich Sie mit einem Controlling-Instrument unterstützen kann, damit Sie Ihre Zahnarztpraxis gut weiterentwickeln können.
Ihr Klaus Schmitt
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